Как вести учёт оплат учеников и не искать переводы в переписке

Разделите три разных события

Запланированное занятие ещё не является проведённым. Сообщение родителя об оплате ещё не подтверждает поступление. А оплата восьми занятий не означает, что все восемь уже состоялись. Если записывать эти события одной галочкой, остаток быстро перестанет объясняться.

В журнале должны быть отдельные записи: поступление денег, результат занятия и изменение договорённости. Для каждой записи нужны дата, ученик, сумма или количество занятий, основание и человек, который её подтвердил.

• План: когда и с кем должно состояться занятие.
• Поступление: сколько денег действительно получено.
• Начисление: сколько стоит проведённый урок или согласованная платная отмена.

Считайте остаток, а не количество сообщений об оплате

Для оплаты по одному уроку денежный остаток считается просто: все подтверждённые поступления минус начисления и возвраты. Положительная сумма означает предоплату; отрицательная показывает задолженность. Корректировки учитываются отдельной строкой с объяснением.

Остаток нужно считать из истории операций. Ручное поле «баланс» удобно только до первого спорного случая: без истории трудно понять, почему там оказалась именно такая цифра.

Получено: 6 000 ₽
Проведено: 3 × 1 500 ₽ = 4 500 ₽
Остаток: 1 500 ₽
Следующий урок только запланирован, поэтому его стоимость пока не списана.

Не меняйте прошлое при изменении цены

Если новый тариф начинается с октября, старый оплаченный пакет продолжает жить по своей цене. Храните стоимость внутри пакета или проведённого занятия, а не берите её каждый раз из текущей карточки ученика. Иначе повышение цены неожиданно изменит всю прошлую историю.

Ошибочную операцию исправляйте обратной записью. Например, после случайной отметки урока проведённым появляется возврат списанного занятия с причиной. Исходная запись остаётся видимой, поэтому семья понимает, что произошло.

Ввести порядок за один вечер

Начните с текущего месяца и активных учеников. Не обязательно переносить все переписки за три года. Для каждого ученика согласуйте начальный остаток, запишите его отдельной корректировкой и приложите понятное объяснение: «остаток на 1 сентября после сверки».

Затем заведите привычку подтверждать поступления после проверки банка, а результат урока отмечать сразу после занятия. Раз в неделю просматривайте долги и учеников без следующей записи. Семье удобно дать доступ к той же истории, чтобы вопросы решались по конкретным операциям.

• Список активных учеников и действующая цена.
• Согласованный начальный остаток.
• Ближайшие занятия и текущие пакеты.
• Единое правило подтверждения оплат и исправлений.