Учёт оплат репетитора: таблица занятий и проверка остатка

Начните с одного ученика и проверенного остатка

Выберите дату начала учёта и сверьте с семьёй остаток на неё. Не нужно переносить все старые сообщения: достаточно зафиксировать, откуда взялась начальная сумма или число занятий. Если прошлые расчёты пока не сошлись, оставьте пометку «на сверке», а не подставляйте приблизительное значение.

Ведите отдельную историю по каждому ученику. Перевод от родителя относится к карточке ребёнка; сам плательщик не становится вторым учеником. У двух детей одной семьи могут быть разные цены и остатки.

• Поступление записывайте после проверки, что деньги действительно получены.
• Запланированный урок оставляйте в расписании; до проведения он не является выполненным занятием.
• Проведённый урок и отмену со списанием отмечайте разными событиями. Один урок не должен попасть в оба.

Таблица учёта оплат: образец для одного ученика

Учебный пример: 1 сентября семья оплатила четыре занятия по 1 500 ₽. До оплаты начальный остаток был нулевым. Скачайте шаблон CSV ниже или скопируйте структуру таблицы в Excel или Google Таблицы, замените строки своими событиями и ведите такой журнал отдельно для каждого ученика. Поступления и списания вводятся положительными числами в разные столбцы.

После двух проведённых уроков осталось 3 000 ₽, то есть два занятия по цене этого пакета. Бесплатный перенос и будущая встреча ничего не списывают. В этом примере нет возвратов и корректировок; если они есть у вас, добавляйте их отдельными подписанными операциями, а не переписывайте исходную оплату.

При нулевом начальном остатке:
остаток = сумма поступлений − сумма списаний
6 000 − (1 500 + 1 500) = 3 000 ₽

Если заголовки в строке 1, поступления в C, списания в D:
в E2: =СУММ($C$2:C2)-СУММ($D$2:D2)
Скопируйте формулу вниз. Для английских названий функций замените СУММ на SUM.

В скачанном шаблоне есть столбец «Ученик»: поступления в D, списания в E,
поэтому в F2: =СУММ($D$2:D2)-СУММ($E$2:E2). Для нескольких учеников
ведите отдельный лист на каждого или фильтруйте по столбцу «Ученик».

• Скачать шаблон таблицы учёта оплат (CSV для Excel и Google Таблиц) ↓

Пакет занятий и денежный остаток проверяйте отдельно

Для одного пакета по единой цене считайте так: оплаченные занятия минус проведённые минус отмены с согласованным списанием. Например, из восьми занятий проведены три и одно отдельно отменено со списанием: осталось четыре. Бесплатные переносы в этой формуле не вычитаются.

Если в старом пакете осталось два занятия по 1 500 ₽, а новый пакет содержит четыре по 1 800 ₽, их эквивалент — 3 000 + 7 200 = 10 200 ₽. Шесть занятий нельзя умножать на новую цену 1 800 ₽. В учебном примере цена каждого оплаченного пакета зафиксирована; храните её рядом с конкретным пакетом, чтобы объяснить расчёт.

Бесплатный калькулятор считает один пакет за раз, показывает превышение списаний и даёт скопировать пояснение для семьи или скачать CSV. Это снимок расчёта, без формул и без сохранения базы учеников. Денежный эквивалент остатка сам по себе не определяет сумму возврата.

• Посчитать остаток и скачать расчёт CSV →

Если расчёты не сходятся, проверьте четыре места

Отрицательный результат или лишнее списание — повод для проверки, а не готовое сообщение о долге. Сопоставьте журнал с фактическими поступлениями и состоявшимися занятиями.

• Не пропущена ли вторая оплата и к тому ли ученику отнесён перевод?
• Не посчитан ли запланированный или бесплатно перенесённый урок проведённым?
• Не попал ли один урок и в проведённые, и в отменённые со списанием?
• Не применена ли новая цена к старому пакету и подтверждён ли начальный остаток?

Здравствуйте! Сверяю занятия за сентябрь.
В моём журнале оплата 6 000 ₽ от 1 сентября и два проведённых урока — 3 и 8 сентября по 1 500 ₽.
Перенос 5 сентября ничего не списал. Остаток по этим записям — 3 000 ₽, или два занятия.
Если я пропустил ещё один перевод или занятие, напишите дату — проверю и поправлю запись.

• Другие примеры напоминаний об оплате →

Как вести этот учёт в Ясном уроке

Ясный урок связывает расчёты с карточкой ученика и расписанием. Получение денег и результат занятия подтверждает преподаватель. Сообщение семьи об оплате не заменяет эту проверку, а сервис не принимает оплату занятия вместо вас.

• Добавьте ученика и ближайшие занятия. При начале работы сверьте исходные суммы и не переносите сомнительные записи как подтверждённые.
• В разделе расчётов нажмите «Получена оплата». В окне «Подтвердить полученную оплату» укажите сумму в поле «Получено, ₽» и при необходимости комментарий. Подтвердите только действительно полученные деньги.
• После урока откройте занятие в расписании и выберите «Проведено». В окне «Подтвердить проведённое занятие» проверьте посещение и нажмите «Подтвердить».
• Пригласите семью к нужному ученику. Родитель увидит связанные с ним занятия и расчёты в своём кабинете. Для автоматических напоминаний получатель подключает Telegram или MAX в своём кабинете.